Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Versión: 30 de junio de 2026 · Preparada para la Ley 21.719, vigente desde el 1 de diciembre de 2026

1. Identificación del responsable

Placademia es operada por HICAPPS SpA. Contacto para asuntos de privacidad y derechos de datos: info@placademia.com.

En muchos flujos, tu institución académica o clínica define las finalidades docentes, regulatorias y administrativas del tratamiento. En esos casos, la institución puede actuar como responsable y Placademia como proveedor o encargado del tratamiento, según el contrato aplicable. Cuando Placademia define una finalidad propia, como seguridad, soporte, continuidad operacional o mejora técnica del servicio, HICAPPS SpA actúa como responsable de esa finalidad.

2. Alcance

Esta política aplica a la aplicación web, iOS y Android de Placademia, a sus funciones backend, a las comunicaciones operacionales y a la página pública de Placademia. La política no reemplaza los consentimientos específicos, contratos, reglamentos internos o autorizaciones que tu institución pueda requerir para ciertos tratamientos.

Si no estás de acuerdo con esta política o con una autorización específica solicitada dentro de la plataforma, no uses esa función y contáctanos o consulta a tu institución.

3. Personas titulares de datos

Tratamos datos de usuarios de Placademia, como residentes, becados, internos, fellows, estudiantes, docentes, evaluadores, jefaturas, administradores, visadores y personal de soporte autorizado. También podemos tratar datos de personas externas que responden mediante un link de evaluación o visado, y datos de pacientes u otras personas cuando un usuario autorizado los ingresa en bitácoras de procedimientos, casos o evaluaciones clínicas.

4. Datos que tratamos

4.1 Identidad, cuenta y contacto

Nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, documento de identidad o RUT cuando tu institución lo requiere, país y tipo de documento, foto o avatar, UID de autenticación, proveedor de inicio de sesión, institución o entorno, programa, cohorte, rol, cargo, privilegios y estado de vinculación.

4.2 Datos académicos y administrativos

Programas, rotaciones, comités, cohortes, evaluaciones, instrumentos, respuestas, calificaciones, feedback, comentarios docentes, reportes de avance, solicitudes, visados, bitácoras de procedimientos o casos, asistencia, turnos, firmas mensuales, aprobaciones de jefatura, recordatorios, notificaciones y registros de auditoría.

4.3 Datos sensibles o de especial cuidado

Cuando el módulo correspondiente está habilitado, podemos tratar datos de salud o datos relacionados con pacientes ingresados por usuarios autorizados, ubicación GPS al marcar asistencia, voz o transcripción mientras usas dictado, y confirmación biométrica local del dispositivo. La biometría cruda, como huella o rostro, se procesa por iOS o Android en tu equipo y no se envía a Placademia.

La ubicación se usa para evaluar el marcaje de asistencia contra zonas configuradas por tu programa. No hacemos seguimiento continuo ni guardamos rutas de movimiento.

4.4 Datos técnicos, seguridad y analítica

Dispositivo, plataforma, versión de la app, tokens de notificación push, preferencias de notificación, eventos técnicos, errores, métricas agregadas de uso, logs de seguridad, rate limits, intentos fallidos y datos necesarios para prevenir abuso o diagnosticar fallas.

4.5 Datos de integraciones

Si tu entorno activa una integración, podemos tratar los datos mínimos necesarios para usarla. Por ejemplo: turnos importados desde SATurno+, información de unidades, respuestas o textos enviados a herramientas de IA, direcciones aproximadas obtenidas por geocodificación, emails transaccionales y notificaciones push.

5. Fuentes de los datos

Los datos pueden venir de ti, de tu institución, de otros usuarios autorizados del mismo entorno, del dispositivo que usas, de proveedores de autenticación como Google o Apple, de integraciones habilitadas por tu institución y de procesos técnicos automáticos necesarios para operar la app.

6. Finalidades del tratamiento

Tratamos datos personales para:

• Crear, autenticar y proteger cuentas de usuario.
• Vincular usuarios con instituciones, programas, roles y permisos.
• Gestionar evaluaciones, asistencia, turnos, bitácoras, rotaciones, reportes, comités, visados y comunicaciones operacionales.
• Enviar emails, notificaciones push e inbox in-app relacionados con el servicio.
• Prestar soporte, diagnosticar errores, prevenir abuso, mantener auditoría y resguardar la continuidad del servicio.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales, docentes, de acreditación o fiscalización que correspondan a tu institución.
• Generar métricas técnicas o agregadas para mejorar estabilidad, rendimiento y experiencia de uso.

7. Bases de licitud

Según el módulo, el rol del usuario y la institución, el tratamiento puede basarse en la ejecución del servicio contratado, el cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias, el interés legítimo en seguridad y continuidad operacional, las instrucciones de la institución responsable, el consentimiento del titular o una autorización específica exigida por la Ley 21.719 para datos sensibles.

Cuando una función opcional requiera consentimiento, puedes retirarlo hacia el futuro sin afectar la licitud del tratamiento ya realizado. Algunas funciones pueden dejar de operar si retiras permisos indispensables, como micrófono para dictado, notificaciones push o ubicación para marcaje.

8. Datos sensibles

Limitamos los datos sensibles a lo necesario para el módulo habilitado por la institución y para la finalidad informada. Los usuarios autorizados deben ingresar solo la información necesaria, especialmente cuando registren antecedentes de pacientes o casos clínicos.

Si un tratamiento de datos sensibles requiere consentimiento expreso u otra autorización específica, Placademia y/o la institución responsable deberán gestionarla antes de usar la función correspondiente. Esta política informa el tratamiento general, pero no reemplaza autorizaciones clínicas, docentes o institucionales que correspondan.

9. Destinatarios y proveedores

Acceden a datos personales solo quienes lo necesitan para las finalidades descritas:

• Usuarios autorizados de tu entorno, según rol y permisos.
• Tu institución académica o clínica, cuando corresponde a la finalidad docente, administrativa, regulatoria o de auditoría.
• Personal autorizado de Placademia para soporte, seguridad, operación y mantención.
• Google Cloud/Firebase para autenticación, base de datos, almacenamiento, funciones backend, hosting, push notifications y analítica.
• Apple y Google para autenticación, distribución de la app y servicios propios de sus plataformas.
• SendGrid para emails transaccionales.
• Soniox para dictado o transcripción cuando activas esa función.
• Google Maps/Geocoding para resolver ubicaciones cuando un módulo lo requiere.
• Gemini/Google AI para funciones de apoyo, reportes, lectura o resumen cuando el módulo lo usa.
• SATurno+ u otras integraciones que tu institución habilite expresamente.

10. Transferencias internacionales

Algunos proveedores pueden procesar datos fuera de Chile. En esos casos usamos proveedores con medidas contractuales, técnicas y organizativas de seguridad, y buscamos que el tratamiento se limite a las finalidades informadas. Estas transferencias pueden incluir servicios de Google Cloud/Firebase, Google AI, SendGrid, Soniox, Apple, Google y proveedores de integración habilitados por la institución.

11. Conservación

Conservamos los datos solo mientras sean necesarios para las finalidades informadas o para cumplir obligaciones legales, contractuales, docentes, regulatorias, de acreditación, auditoría, seguridad o respaldo. Los plazos concretos pueden depender de la institución, del programa y del tipo de registro.

En general, la cuenta de autenticación, tokens y preferencias se conservan mientras mantengas una cuenta activa. Los registros académicos, evaluaciones, asistencia, turnos, bitácoras y auditorías pueden conservarse por más tiempo si la institución o la ley lo requieren. Cuando sea razonable, aplicamos minimización, desvinculación o anonimización.

Puedes eliminar tu usuario desde la app en Mi Perfil → Eliminar mi usuario. Esa acción elimina o desvincula datos de autenticación y usuario, pero no necesariamente borra registros académicos, clínicos o de auditoría que deban mantenerse por obligación legal, docente o contractual.

12. Modo offline y sincronización

La aplicación puede funcionar sin conexión a internet. Los datos que generas mientras estás offline se almacenan localmente en tu dispositivo y se sincronizan con nuestros servidores de manera automática cuando vuelve la conexión. Esto te permite marcar asistencia en zonas sin cobertura.

13. Tus derechos

Como titular de datos personales puedes solicitar, cuando corresponda:

• Acceso: conocer qué datos tratamos y recibir información sobre su tratamiento.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Supresión: pedir la eliminación de datos cuando proceda legalmente.
• Oposición: oponerte a ciertos tratamientos en los casos permitidos por la ley.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado.
• Bloqueo: solicitar la suspensión temporal de ciertos tratamientos cuando corresponda.
• Retiro del consentimiento: retirar un consentimiento otorgado hacia el futuro.
• Revisión humana: pedir revisión de decisiones automatizadas cuando una norma lo permita.

Para ejercer estos derechos, escribe a info@placademia.com. Podemos pedir antecedentes para verificar identidad y alcance de la solicitud. Responderemos dentro de los plazos legales aplicables. Si no respondemos, rechazamos tu solicitud o no estás conforme, podrás reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales cuando entre en funciones, sin perjuicio de otros derechos que la ley establezca.

14. Notificaciones y preferencias

Podemos enviarte notificaciones in-app, push y email relacionadas con el servicio. En la app puedes ajustar tus preferencias de push y email cuando el canal esté disponible. Las notificaciones in-app pueden mantenerse como parte del servicio y la auditoría operacional.

15. IA, perfiles y decisiones automatizadas

Placademia puede usar IA para funciones de apoyo, como dictado, lectura estructurada, resúmenes, reportes de avance o asistencia dentro de la plataforma. No usamos tus datos para publicidad conductual ni vendemos perfiles comerciales.

No tomamos decisiones académicas, clínicas o administrativas con efectos significativos basadas exclusivamente en procesos automatizados. Los resultados de IA son herramientas de apoyo y deben ser revisables por personas autorizadas de la institución o del programa.

16. Qué NO hacemos con los datos

• No vendemos tus datos personales.
• No los usamos para publicidad ni para tracking publicitario de terceros.
• No entrenamos modelos de IA propios o de terceros con tus datos para fines ajenos al servicio.
• No compartimos datos entre instituciones salvo instrucción válida, obligación legal o autorización específica.

17. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger tus datos:

• Cifrado en tránsito mediante HTTPS/TLS en todas las comunicaciones.
• Autenticación gestionada por Firebase Authentication.
• Reglas de seguridad server-side que limitan el acceso a los datos solo a usuarios y roles autorizados.
• Logs de auditoría de operaciones sensibles para detectar accesos indebidos.
• Separación de datos por entorno o institución, con permisos por rol y programa.
• Uso de proveedores con controles de seguridad y contratos aplicables.

18. Menores y pacientes

La aplicación está dirigida a personas vinculadas a programas académicos o clínicos, normalmente mayores de 18 años. No buscamos crear cuentas para menores de edad. Si detectamos una cuenta de menor sin autorización válida, la revisaremos y podremos eliminarla.

Cuando se ingresen datos de pacientes en bitácoras o casos, deben limitarse a lo necesario para la finalidad docente o asistencial autorizada. La app incluye medidas para reducir exposición, como ofuscación de datos de paciente en listados cuando corresponde.

19. Cumplimiento regulatorio

Esta política considera los principios y deberes de:

• Ley 19.628 sobre Protección de la Vida Privada (Chile).
• Ley 21.719, que modifica el régimen chileno de protección de datos personales y crea la Agencia de Protección de Datos Personales.
• Normativa docente, sanitaria, contractual o de acreditación que corresponda a cada institución.

20. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, de producto, proveedores, seguridad o contratos institucionales. Publicaremos la versión vigente en esta página y, cuando el cambio sea material, lo informaremos por medios razonables, como aviso en la app o email operacional.

21. Contacto

Si tienes preguntas, comentarios o solicitudes sobre esta política, escribe a info@placademia.com.